← Tillbaka till bloggen Tips

Rätt ton i myndighetsbrev – 5 vanliga misstag

Tonen i ett myndighetsbrev spelar stor roll. För aggressiv och du riskerar att sätta dig i dålig dager. För underdånig och du kan verka osäker på din rätt. Här är de fem vanligaste misstagen — och hur du undviker dem. Läs mer om professionell kommunikation i vår artikel om konsten att svara professionellt.

1. Att be om ursäkt för att du överhuvudtaget skriver

Inledningar som "Förlåt att jag stör, men..." eller "Jag vet att ni är sibba, men..." sänker direkt din trovärdighet. Du har rätt att kommunicera med myndigheter — det är en grundläggande del av medborgarskapet. Gå rakt på sak.

2. Att använda ett alltför informellt språk

Förkortningar, talspråk och emoji hör inte hemma i ett myndighetsbrev. Det signalerar att du inte tar ärendet på allvar. Håll dig till ett sakligt, artigt och formellt språk.

3. Att skriva alldeles för långt

Handläggare hanterar hundratals ärenden. En roman om din bakgrund och känslor hjälper inte — det försvårar. Håll brevet kort, tydligt och strukturerat. En mening per poäng.

4. Att utelämna viktig information

Alltid ange ditt personnummer, ärendets referensnummer (om det finns) och vad du konkret begär eller svarar på. Utan dessa uppgifter kan handläggaren inte koppla brevet till rätt ärende.

5. Att bli arg eller hotfull

Även om du är frustrerad — och det är du kanske helt berättigat att vara — ska ett myndighetsbrev aldrig innehålla hot, anklagelser eller kränkningar. Det ger bara myndigheten anledning att avvisa ditt ärende. Spara frustrationen till samtalet med en vän, och håll brevet sakligt. Det gäller oavsett om du skriver till Skatteverket, Försäkringskassan eller en annan myndighet.

Med en färdig mall som grund slipper du tänka på allt detta från scratch. Mallen håller automatiskt rätt ton, rätt struktur och rätt längd.